泛微全程电子化合同管理:从内容到签署全

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泛微OA系统集成了电子合同签约合同锁,使越来越多的组织的合同管理“无纸化”:从合同起草,审批,存管到封印流通,都在OA平台上实现,提供具有合法有效电子合同生命周期管理的组织.

合同管理:全电子VS纸/半电子

过去:合同起草不确定格式,批准几天等,签收回邮,盖章,填写队列,想查看历史合同,还要翻箱子翻箱倒柜。

现在:所有合同管理资源都在OA系统中,起草模板,审批流程,签署手机,合同存储系统,无队列,无快递,安全无忧。

泛微电子合同管理实施亮点

统一电子印刷控制中心将打开电子合同的最后一部分,电子业务流程的全过程将帮助所有业务信息必须得到满足,批准和必须记录,从而使组织合同管理的效率得到彻底优化。

(泛微OA全程电子合同管理系统的基本结构)

首先,电子“三步”构建一个完整的无纸化环境

第一步:电子信息

合同管理中的每一条信息都是组织的重要业务文档。方便的软件管理系统可以帮助组织及时捕获变更,准确记录更新,并妥善管理存款。

Pan-Micro OA系统允许电子信息由流程驱动和业务变化,确保合同完成并且所有信息都易于识别。

1)建立合同电子档案,并用一键检查业务。

业务规模越大,涉及的合同就越多。如果您依赖于文件柜中的人工分拣和堆叠,在大海捞针中找到针头需要很长时间。

现在,Pan-Micro OA的电子形式是企业的电子档案。已签署的每个合同系统将根据组织,业务类型和签署时间进行分类。每份合同都有自己独特的编号。

(电子合同文件)

不仅检索方便,而且每个合同的内容可以智能地与业务流程相关联,业务变更过程发生变化,合同信息同步准确,合同状态一目了然。

现在,通过合同卡,您可以了解合同的全部细节,基本信息,如金额,时间和客户;记录付款和收据记录,更改和操作反馈,您可以在两分钟内了解业务。

(卡片记录整个合同信息,并立即掌握商业信息)

2)统一相关方信息,审查,记录和检查整合

为了帮助组织提高合作质量,Pan-Micro OA系统为组织提供了方便的信息门户,用于审查和检查各方的身份。记录客户和供应商的性能和完整性。

(合同交易对手管理窗口)

您可以根据名称随时查找系统中的历史合作记录,签订合同,并始终及时发现异常情况,为今后的合作提供参考,提高合作质量。

(亲属信息卡)

[摘要]:形成电子信息网络,使更改和使用情报更方便。

第二步:商务电子

借助泛微OA流程引擎,我们可以创建满足企业业务需求的流程路径。无论是签订合同,开具发票,接收还是付款,还是盖章,都需要提出一个流程并进行全面统一。

1)合同起草有模板、规范、制服、漏洞

通过OA电子管理系统起草合同,您不再需要担心合同的格式和内容规范。系统已将不同类型的合同模板输入到备用系统中。你只需要填写信息就可以完成合同生产。

(编辑合同模板内容)

2)打开智能审批助手,数据统一,决策快速

为了提高审批质量,泛微OA系统可以在审批的同时为您智能关联参考信息,如估算成本、给出风险甄别结果等,整个过程无需人工干预,并且已准备好使用。

(审批助理)

3)全面监控支付和收款,及时反馈,高效核算

现在管理层可以打开销售合同台账,方便了解合同的付款情况、未完成金额、发票金额、收款金额等信息进行智能汇总、清晰显示,并随时控制业绩。

(付款和付款情况)

为了提高合同执行效率,智能提醒服务还可以智能提醒您逾期、应付、账款,减少遗漏。

【小结】:电子商务系统,定制服务功能,更符合业务场景、处理要求。

第3步:在电子邮件上签名

合同的签订和过去的打印一直是合同电子化管理的最后一个环节。

泛微OA成功结合上海CA认证中心和电子合同平台合同锁,为组织提供安全、具有法律约束力的电子合同签订服务,并开放内部打印和外部签订,实现了对内、对外的统一管理。电子签名。

(OA平台+身份认证+电子承包服务实现内外协同签约)

1)企业封条的电子印章管理,称为按需和分散

无论是法人章,合同章,财务章还是商业章,管理者都必须花费大量精力来验证和发现。

为了简化使用过程,Pan-Micro OA通过电子签核平台电子密封公司印章信息。提前确定每种印章的使用范围,严格设定什么位置,使用章节,走什么过程,既解决了各地散落邮票的麻烦,又提高了使用效率。

(印章管理平台)

2)一个过程完成内部和外部打印请求

高效的内部打印

无论是采购合同,人员合同,销售合同还是报价/投标,都有既定的报告流程,批准授权,并立即签署印章。

(内部印刷)

外部签名情报

与外部客户和供应商签订合同不再需要将合同打印给另一方。只要内部打印完成,系统将自动发送带有SMS的签名邀请。电子承包平台将对承包商的身份信息进行权威的法律认证。一旦获得批准,它就可以用于章节和签名。

(手机短信签名频道)

签名完成后,信息将自动传回OA系统,合同可以快速存档,既高效又安全。

防伪打印输出

为了确保打印的安全性和合同的有效性,Pan-Micro与电子签名平台集成在一起。除了使每个电子章节具有唯一的标记以便于识别之外,还可以设置合同的安全页码以防止打印的纸张合同被手动泄露。确保电子文件与纸质文件匹配。

(安全页码)

[摘要]:从内部到外部合同全面开放的过程,所有合同都可以通过系统电子签名,在完全防伪的环境下,全面实现合同无纸化签约。

二,多重风险保障,确保合同安全

为了确保电子管理环境中的合同安全,泛微OA系统不仅可以帮助组织监控和审查整个记录操作,还可以全面护送合同处理程序,合同内容,相关方到签名的有效性。为组织提供智能风险筛选和身份认证服务。

1.全面的风险筛选,智能警告

为了最大限度地降低合同风险并减少流程管理中的人工审计错误,泛微OA合同风险管理模块可以帮助组织提前设置风险标准,智能地批准筛选,提高审计效率。

(风险筛查结果)

2,签字方身份认证,确保合同立即生效

无论签字人是个人还是企业,CA认证中心都会在签订合同前进行严格的身份验证,核实合法有效性,确保合同安全。

[摘要]:从流程执行细节,智能工具到法律效力,全面确保合同安全,降低企业管理风险。

第三,随时随地灵活使用移动设备,管理合同

移动设备的访问使企业能够在移动合同管理中随时随地实现管理体验。合同可以在起草,审查和用手机盖章的几分钟内完成。无论是商务旅行还是谈判,您都可以使用手机应用程序随时查看合同信息,以提高信息价值。

(移动合同管理)

泛微电子合同管理价值

真正的无纸化管理:泛微OA系统逐步从组织内部删除纸质合同,降低损失风险并提高信息管理效率。

满足组织需求的创新管理:电子合同的普及将促进企业合同的发展到无纸化,整个过程的电子化管理更符合组织未来的管理需求。

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